En tant qu’administrateur, est-il préférable de créer un nom d’utilisateur (adresse e-mail) différent pour chaque collaborateur?

Oui, car cela représente un énorme avantage pour vous.
De cette manière, vous pouvez modifier l’accès au Partnertool en cas de licenciement ou d’absence de longue durée pour cause de maladie. Vous pouvez donc activer ou désactiver l’accès de chaque collaborateur individuellement.